v- Les formalités d'embauche d'un salarié

 ► La DUE obligatoire pour les employeurs (excepté pour les particuliers employeurs ainsi que pour les personnes soumises à une déclaration spécifique), permet d'effectuer simultanément plusieurs formalités sur un seul support et auprès d'un seul interlocuteur : l'URSSAF, dont relève l'établissement de l'employeur, qui transmettra les informations aux différents organismes sociaux concernés. La DUE peut être envoyée à l’URSSAF parcourrier, fax, minitel ou effectuée en ligne(www.due.fr)

Par le biais de la DUE, vous allez :

Effectuer la déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

Dans les 8 jours qui précédent l’arrivée du salarié dans l’entreprise, l’employeur doit procéder à une déclaration nominative auprès de l’URSSAF devant comporter des informations relatives à l’employeur, au salarié et au contrat de travail. L’URSSAF adresse à l’employeur un accusé réception dans les cinq jours ouvrables suivant sa réception, dont un des volets doit être remis au salarié par l’employeur.

Effectuer la déclaration de première embauche dans un établissement.

Vous affilier à l’ASSEDIC du lieu de votre entreprise dans les deux mois suivant la date d’embauche dupremier salarié.

Immatriculer votre salarié, si ce n’est déjà fait, au régime de Sécurité Sociale. L’immatriculation doit être demandée dans les 8 jours qui suivent l’embauche et dans trois cas : le salarié n’a jamais été immatriculé, il était affilié au régime de sécurité sociale des étudiants ou enfin il ne peut fournir sa carte d’immatriculation.

Vous affilier à un centre de médecine du travail et déclarer l'embauche auprès de ce centre. Vous devez faire passer une visite médicale à votre nouveau salarié au plus tard avant l'expiration de la période d'essai. Le choix du centre de médecine est fonction du lieu d’implantation de votre entreprise et de votre activité. Vous pouvez vous procurer une liste de ces services auprès de votre DDTEFP.

Faire une déclaration d'embauche de salarié lorsque l'établissement se propose d'embaucher du personnel pour la première fois auprès de l’Inspection du Travail dont relève l’établissement. Cette formalité doit se faire, avant d'occuper le personnel, par lettre recommandée et doit notamment indiquer le nom et l’adresse du déclarant, l’emplacement de l’établissement, la nature de l’activité exercée. Cette déclaration doit être également effectuée lorsque l’entreprise est restée plus de 6 mois sans salarié et engage à nouveau du personnel salarié ou s’il y a un changement d’exploitant ou si l’établissement est transféré.

L'employeur doit également affilier l’entreprise à une caisse de retraite complémentaire. Cette formalité doit être faite dans les trois mois qui suivent la création de l’entreprise auprès d’une caisse affiliée au régime des cadres (AGIRC) et/ou des non-cadres (ARRCO).

L'employeur doit Inscrire le salarié sur le registre du personnel.

Un registre du personnel doit être tenu à jour au siège de tout établissement et ce, quel que soit l’effectif.nChaque salarié doit y figurer dans l’ordre d’embauchage. Il contient des mentions obligatoires devant être conservées pendant cinq ans, à compter de la date dundépart du salarié : noms, prénoms, nationalité (pour les salariés étrangers : titre et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail), date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d’entrée et de sortie, mention « contrat à durée déterminée » ou « temps partiel »…

Informer par écrit le salarié des éléments essentiels de son contrat de travail

( identité des parties, lieu de travail, date de début du contrat…) soit par un contrat de travail écrit soit quand le contrat de travail écrit n'est pas obligatoire simplement par la délivrance du bulletin de paie et d’une copie de la déclaration préalable à l’embauche.

▪ Informer le salarié de la convention collective de travail applicable dans l’entreprise.

▪ L’employeur doit la mentionner sur le bulletin de paie, afficher un avis dans l'entreprise comportant l'intitulé de la convention collective et tenir à disposition des salariés un exemplaire pouvant être consulter sur leur lieu de travail.

Remettre au salarié embauché sous contrat à durée déterminée un bordereau individuel d'accès à la formation professionnel (BIAF) dès la conclusion du contrat pour l'informer de son droit au congéformation.


Pour les entreprises de au moins 50 salariés, l'employeur doit effectuer une déclaration mensuelle des mouvements de main d’oeuvre dans les 8 premiers jours de chaque mois, auprès de la Direction Départementale du Travail, de

l’Emploi et de la Formation Professionnelle (DDTEFP) .

    ►Il existe deux nouveaux services pour les TPE en matière de formalités d'embauche :

  • Le Titre Emploi Entreprise (TEE)

  • La Déclaration Unifiée de Cotisations Sociales individualisée (DUCSI)

Le Titre Emploi Entreprise occasionnel est un dispositif destiné à simplifier les formalités sociales liées à l’emploi de salariés et à faire gagner du temps aux employeurs. Le TEE occasionnels concerne les entreprises, quel que soit leur effectif, qui emploient ou souhaitent employer des salariés occasionnels.

L’activité de ces salariés ne doit pas excéder 100 jours, consécutifs ou non, par année civile au sein de la même entreprise. Pour les salariés rémunérés en fonction d'un nombre d'heures, cette limite est atteinte si le salarié a cumulé 700 heures de travail dans la même entreprise au cours de l'année civile, même si la période d'emploi excède 100 jours. Le TEE occasionnels peut-être utilisé pour un salarié déjà présent dans l’entreprise.


Le TEE occasionnels est simple à utiliser :
- un seul document pour accomplir les formalités liées à l’embauche : déclaration unique d’embauche (DUE) et contrat de travail,
- une seule déclaration pour les organismes de protection sociale gérant des régimes collectifs et obligatoires : Urssaf, Assédic/Garp, Caisses de retraite complémentaire et supplémentaire, Organismes de prévoyance, Caisse de congés payés pour le secteur du bâtiment et des travaux publics (BTP),
- un seul règlement pour ces cotisations sociales dues à ces organismes.

Un espace Adhésion vous permet d'adhérer en ligne. Il est géré par les Centres nationaux "Titre emploi entreprise" désignés par l'arrêté ministériel du 11 février 2004. Chaque centre est compétent pour certains secteurs professionnels.
Les cotisations dues pour les salariés déclarés par le biais du Titre Emploi Entreprises sont recouvrées par les URSSAF.

La Déclaration Unifiée de Cotisations Sociales Individualisée (DUCSI)
Si votre entreprise compte moins de 10 salariés, ou si vous embauchez des salariés pour moins de 100 jours (consécutifs ou non, par année civile), vous êtes concerné par la DUSCI. Concrètement, la DUSCI vous permet d’obtenir le calcul des rémunérations et de l’ensemble des cotisations et contributions dues. Elle vous permet également d’effectuer les déclarations obligatoires adressées à l’URSSAF, aux caisses de retraite et de prévoyance complémentaire, aux ASSEDIC et aux caisses de congés payés.

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